처음 대학교에 가서 채용설명회를 할 때가 있었다. 매년 60회 씩 수년이 지나자 나름대로 패턴이 생겼다. 순발력 있는 대응도, 간결하면서도 청중의 호기심을 모두 채우는 PT가 가능해졌다. 자신감도 생겼고, 이걸로 한번 뭔가 해볼 수 있겠다는 생각도 들었다. 선무당이 사람 잡는다고 했다. 세상에는 절대 고수가 많다. 누구나 같은 것을 여러번 하면 잘 해내게 된다. 이제 횡설수설, 중언부언은 그만하고 싶다. 흑!!

당신이 설명을 잘 못하는 데는 사소한 이유가 있다

청중은 첫 15초 동안에 흥미를 느껴야 다음의 5분 동안 이어지는 이야기도 듣는다. 그리고 5분 동안 들은 이야기가 설득력이 있다고 느껴야 이어서 검토라는 다음 단계에 들어간다. 시장 환경이 급변하고 있다. 모든 부문에서 스피드가 강조되고 있다. 짧으면서도 강렬한 제안이 요구되는 상황이다. 단 짧게만 전달하는 것이 아니라 알기 쉽게 전달해야 한다. 알기 쉽다는 것은 무엇일까. 세 가지가 포함되어야만 한다. 첫째, 자신과 어떻게 관계 되는지 알기 쉽다. 둘째, 이야기가 정리되어 알기 쉽다. 셋째, 쉬운 말로 표현되어 알기 쉽다. 사람은 자신이 흥미 있어 하는 이야기만 듣는다. 즉 자신에게 도움이 되는 이야기를 듣고 싶어 한다.

사람들은 자기와 관련 있는 것에만 관심을 보인다

상대방에게 가장 절실한 부분을 포착해야 한다. 상대방이 절망하고 있는 부분을 해결하는 것, 그 이상의 마법이 없다. 그것이 자금인지, 정보인지, 홍보인지 같이 고민해보려 할 때 상대방은 마음을 열게 되어 있다. 마음의 문은 안에서만 열 수 있도록 문고리가 있다고 한다. 억지로 열려고 해도 절대 열수 없다는 것이다. 상대방이 나와 관계가 있다고 생각하게 하려면 상대방이 원하는 이야기를 해야 한다. 즉, 상대방에게 필요한 이야기와 상대방에게 득이 되는 이야기를 해야만 한다. 듣는 사람의 상황까지 고려하는 것이 고수의 설득이다. 5분 후에 중요한 보고를 앞두고 있는 상사에게 횡설수설하면 다음에 얘기하자고 할 것이다. 이럴 때는 “당장 대응치 않으면 위험한 상황입니다”와 같은 말을 먼저 하고, 1분 이내로 요약보고를 해야 한다. 한 문장의 결론으로 선방을 날려야만 한다. 나 스스로 가장 개선이 필요하다고 생각되는 부분이다. 상대방 관점에서 발표하는 것도 잊지 말아야 한다. “오늘은 그토록 바라시던 000를 실현하기 위해서 왔습니다.” 상대방의 마음을 사로잡는데 이만큼 효율적인 방법은 없을 것이다.

횡설수설하지 않고 설명 잘하는 비법

저자는 텐프렙의 법칙을 통해 상대방이 이해하기 쉽게 설명할 수 있다고 자신감 넘치게 말한다.

1단계 이야기의 주제 전달 : 지금부터 00에 대해 이야기 하겠습니다.

2단계 하고 싶은 이야기의 수 전달 : 오늘 말씀드릴 이야기는 세 가지입니다.

3단계 이야기의 요점, 결론 전달 : 결론부터 말하면 00입니다.

4단계 결론이 옳다고 할 수 있는 이유 전달 : 그 이유는 00입니다.

5단계 구체적 예 들기 : 예컨대 이런 경우가 있습니다.

6단계 요점, 결론 반복해 끝맺기 : 그래서 이번에 전달하려는 내용은 00였습니다.

평소 내가 갖고 있던 생각과 100% 일치한다. 내일부터 당장 실천해 봐야겠다. 예산 합의를 하다보면 굉장히 길게 설명하는 분들이 있다. 나와 같은 스타일이다. 결론이 언제쯤 나올까 마음이 초조해진다. 전화는 울려대고, 팀장님께 보고드릴 자료의 데드라인은 다가온다. 마침 오늘 중요한 회식이 있다. 웁스..

설명은 무조건 쉬워야 한다

말을 쉽게 풀어주는 행위에는 두 가지가 있다. 첫 번째는 상대방이 이해하기 어려운 단어를 평이하게 바꾸어 이해하기 쉽게 하는 것이다. 두 번째 단계는 치환이다. “당신이 알고 있는 00와 같습니다”라고 치환해 주는 것도 표현을 쉽게 풀어주는 방법이다. 어렵게 느껴지는 말을 쉽게 표현하는 방법에는 명사를 동사로 바꾸는 것이 있다.

(예시) 대폭적인 수요 변동이 혼란을 초래 했다 => 수요가 대폭 바뀌면서 혼란이 생겼다.

소비자의 구매 동향을 조사 한다 => 소비자가 어떻게 물건을 사는지에 대해 알아본다.

화, 성, 적 등 접미어도 말을 어렵게 만드는 요인 중 하나이다. 가령 상태의 변화를 나타내는 ‘00화’는 ‘00가 되는 것’이라는 식으로 바꿔 말할 수 있다. ‘00적’은 ‘00같은’, ‘00처럼’ 등으로 바꿀 수 있다.

(예시) 미래적 공간 ⇒ 미래 같은 공간, 다면적 기능 ⇒ 기능이 많은 것

이외에도 외래어, 전문용어, 약자 등은 상대방의 이해를 어렵게 만드는 요소로 가능한 지양하는 것이 좋다.

가장 짧은 시간에 최소한의 설명으로 상대방을 움직여라

이해는 세 단계로 나눌 수 있다. 첫 단계는 이야기의 내용을 파악하는 과정이다. 다음 단계는 ‘납득’의 과정이다. 마지막 단계는 바로 이야기의 내용을 ‘재현’하는 과정이다.

이야기의 정확한 파악 없이 목적을 알기 힘든 지적으로는 사람을 움직일 수 없다. 자신의 시간과 상대방의 시간을 모두 아낄 수 있도록 재빨리 명확하게 의도를 전달해야 한다. 책에서는 컨텍스트 커뮤니케이션과 콘텐츠 커뮤니케이션을 비교 설명하고 있다. 예를 들어 리더가 “우리의 목표를 꼭 달성해보자”라고 외치는 경우는 컨텍스트 커뮤니케이션이다. 팀원들은 따라서 외치지만 정확히 무엇을 달성하고자 하는지 모른다. 모두가 이미 목표를 정확히 알고 공감하는 경우에나 사용가능하다. 콘텐츠 커뮤니케이션은 “4분기까지 올해 목표인 4억불 수출을 달성해보자”라고 구체적으로 전달하는 것이다. 이야기의 내용을 명확히 전달해야 한다.

헷갈리는 표현은 오해를 낳게 된다. 가령 사내 커뮤니케이션 수준을 향상시키자라는 목표가 세워져도 각각의 직원이 취하는 행동은 달라진다. 예컨대 커뮤니케이션이 대화라고 생각하는 사람은 부서원들에게 적극적으로 말을 걸고 함께 점심을 먹으려고 할 것이다. 커뮤니케이션이 상호간의 의사소통이라고 생각한다면 부서원들과 개별면담을 하고 업무에 대한 생각과 장래 목표에 대한 의견을 들을 것이다. 커뮤니케이션이 술자리를 통해 좋은 분위기를 형성하는 것이라 받아들이면 연달아 술자리를 가질 것이다. 그런데 경영진의 의도는 회사의 비전을 조직에 확실히 침투시키는 것이었다면 모두가 오해를 한 것이다. 이런 오해가 생기는 이유는 말이 구체적이지 않아서다. 무엇을 할 것인지 명확한 말로 설명한다면 이런 일은 발생하지 않는다.

이를 위해서 구체적으로 행동할 수 있는 동사를 사용하고, 형용사와 부사는 모두 숫자로 바꾸는 방법이 유용하다. 첫째, 사람을 움직이려면 구체적인 동사를 써야 한다. ‘제대로 하다’, ‘잘 처리하다’라는 말은 구체적인 행동을 전혀 나타내지 않는다. 그래서 듣는 사람에 따라 해석이 달라진다. 구체적인 행동이나 원하는 상태를 확실히 표현해야 한다. “0월 0일까지 예산 검토를 마무리 하자”와 같이 표현해야 한다. 둘째, 형용사나 부사는 모두 숫자로 바꾸어 전달하자. “다음 주에 많은 인원이 참석하는 회의가 있으니 넓은 회의실을 확보해두길”은 “다음 주에 25명 내외의 인원이 참석하는 회의가 있으니 30명 정도가 들어갈 수 있는 회의실을 확보해두길”로 바꾸어 전달해야 한다.

거부나 반대 표현은 상대방을 위축시키기 위한 것이 아니다. 다시 한번 생각해 더 좋은 아이디어나 제안을 내게 하려는 것이 목적이다. 이 부분이 가장 어렵다. 채용을 담당했다 보니 업무 담당자들이 직접 채용했던 후배들인 경우가 많다. 의도치 않게 상대방을 위축시키는 경우가 많다. 업무하는 자세가 속상한 나머지 상대방을 강하게 몰아치는 경우도 종종 있다. 항상 통화를 끊고 나면 후회하는 부분이다. 일부러 틀리거나 실수하는건 분명 아닐 것이다. 깜빡 실수를 한 것이라면 앞으로는 이를 방지하기 위해 어떻게 하면 좋을지 이야기하고, 방법이 틀렸다면 앞으로 어떻게 할지 부드럽게 알려주면 된다. 당장 내일부터 실천해 보아야겠다. 감정적인 화는 아무것도 해결해 주지 않는다는 것을 기억해야 할 것이다. 고쳤으면 하는 포인트를 알기 쉽게 전달하면 상대방도 다음을 위해 기분을 재정비할 수 있다. 공개적으로 다짐했으니 반드시 지켜나갈 것이다.

길어지면 지는 것이다

설명이 너무 길고 상세할수록 상대방의 머릿속에 남기 힘들다. 중요한 것은 상대방의 머릿속에 있는 것을 정확히 캐치해 나의 머릿속에 있는 것과 일치시키는 것이다. 상대방이 궁금해 하거나 이의를 제기할 부분을 선수 치는 것도 중요하다. 사실 업무적으로 항상 같은 방식으로 접근하는데, 매번 이를 모르고 업무협의를 하는 사람이 있다. 영리한 분들은 내가 궁금해 할 부분을 먼저 언급한다. 나의 선수를 치는 것이다. 그런데 남말 할 것이 아닌게, 나도 보고를 할 때 같은 실수를 한다. 나도 영리하지 못하기 때문이다. 상대방 중심으로 생각한다면 설명에 대한 오해를 없애고, 원하는 바를 쉽게 달성할 수 있게 된다.

종종 배려하려는 생각으로 인사말을 길게 쓰는 사람이 있다. 물론 초면인 상대나 경의를 표해야 하는 경우처럼 상황에 따라 의례적인 문장이 들어가야 할 때도 있다. 하지만 여러 차례 메일을 주고 받은 사람이나 같은 사내의 인물에게까지 계절인사나 안부를 적을 필요는 없다. 입으로는 하지 않으면서 왜 메일에는 꼭 쓰려고 하는 것일까. 형식적인 인사에 주의하기보다는 상대방의 시간을 빼앗지 않도록 요점을 간결하게 쓰는 배려가 더 중요하다. 제목만으로도 모든 내용을 알 수 있도록 작성하는 것이 가장 좋다.

저자는 마지막에 자신이 생각하는 바를 스스로의 언어로 타인에게 전달하지 못하면 뒤처질 것이며, 이를 염려하여 이 책을 썼다고 말한다. 우리 모두에게 절실하게 필요했던 책이다. 매우 유익하다.