보고서와 고수, 두 가지 단어의 조합만으로도 이 책을 읽어야할 이유가 충분하다. 두 가지 모두 탐나는 단어이다. 나를 상징하는 단어가 되었으면 하는 허황된 바램이기도 하다. 20년 최장수 기획관이라면 분명 우리에게 가르침을 줄 수 있을 것이라고 생각한다. 보고 때문에 많은 직장인들은 스트레스를 받고 있다. 보고를 하려면 콘텐츠와 표현, 두 가지 요소가 필요하다고 저자는 말한다. 채용 업무 담당을 할 때 좋은 자기소개서는 자신의 역량을 잘 드러내는 콘텐츠를 상대방이 이해하기 쉽게 표현되어야 한다고 수차례 강조했었다. 잘된 보고란 ‘일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해할 수 있도록 표현하기’다. 글이라면 읽는 사람이 아무 설명 없이 읽기만 해도 의문이 생기지 않고 쓴 사람의 생각을 충분히 이해할 수 있어야 한다. ⓵생각을 정리하고, ②생각을 풀어내고, ③생각을 보여주며, ④생각을 전달하는 네 가지 순서에 따라서 보고서 고수의 노하우를 배워보자.

내 일(My Work)을 잘 해야 내일(Tomorrow이 보인다.

제 1장 스토리를 찾아내는 생각 정리하기

정보나열식 보고서는 하수의 보고서이다. 정보만 보이고 의미가 보이지 않는 보고서는 읽는 사람이 그 뜻을 찾기 위해서 노력해야 한다. 저자는 자신의 보고서를 예로 스토리가 담겨 있는 보고서와 스토리가 없는 보고서를 설명해준다. 분명 스토리는 보고받는 사람(결재권자)가 큰 에너지를 쓰지 않고 사실과 의미를 쉽게 이해할 수 있게 해준다. 미국에서 전략 커뮤니케이션 전문가로 이름이 높은 사이먼 사이넥은 대다수의 사람은 메시지를 설명할 때 무엇을 => 어떻게 => 왜 의 순서로 설명한다고 말한다. 그러나 위대한 리더들은 반대로 왜 => 어ᄄᅠᇂ게 => 무엇을 의 순서로 설명한다는 것이다. 즉 근본적인 가치와 의미를 먼저 설명해 사람들 내면에 있는 영감을 일으켜 자발적인 행동을 이끌어내는 것이다

업무를 하면서 가장 안타까운 요소들은 데이터로부터 의미를 뽑아내야 한다는 것을 대부분 사람들이 잘 모른다는 것이다. 이해도를 높이기 위해 은행업무를 예로 들자면, 신규고객 유치를 위해 비대면 채널 기여도가 3%라고 해보자. 이것은 현황일까 문제일까 아니면 원인일까? 정답은 현황이다. 우리는 여기에서 문제를 찾아내야 한다. 그리고 원인도 분석해야 하는 것이다. 안타깝게도 현실에서는 고민이 없다는 것이다. 고민해야 한다는 것을 누구도 말해주지 않았기 때문이리라 생각한다. 타사와의 분석, 시계열적 분석 등을 통해 문제와 원인이 무엇인지 먼저 알아내고, 나아가야할 전략방향을 수립해야 한다.

제 2장 누가 봐도 알 수 있는 생각 풀어내기

보고서의 문장은 정확한 사실을 전달하는 것을 목적으로 하기 때문에 간결해야 한다. 고수의 문장에는 ABCDE가 담겨 있다고 한다.

A : Accurately 정확하고

B : Briefly 간결하고

C : Creatively 창의적이고

D : Detailed 구체적이고

E : Easily 쉬운

문법을 지키고 정확한 단어와 문장을 써야 한다. 생각보다 많은 사람들이 이런 실수를 흔히 저지른다.

(수정 전) 이 개선방안이 오염물질을 효율적인 감축을 제고하며

(수정 후) 이 개선방안은 오염물질의 효율적인 감축을 제고하며

목적이인 ~을이 두 번 반복되어 오면 비문이 되어버린다.

(수정 전) 근로자가 진정서를 접수함

(수정 후) 근로자가 진정서를 제출함

주어와 동사를 일치시켜야 한다.

중복되는 구태의연한 문구는 없애고, 문장을 간결하게 만들어야 한다.

일자리를 원하는 구직자 => 구직자

향후 추진계획 => 추진계획

일정부분 => 일부

참여하게 됨으로써 => 참여함으로써

(수정 전) 지역주민들이 생활속에서 자주 접하는 매체로 반복 홍보가 가능하며 상대적으로 적은 비용으로 큰 효과를 얻을 수 있는 무가지, 생활정보지 등을 통한 홍보

(수정 후) 지역주민들이 일상에서 자주 접할 수 있어 반복홍보가 가능하고 비용 대비 효과가 큰 무가지, 생활정보지 등을 적극 활용

제 4장 알기 쉽게 말하는 생각 전달하기

시기에 맞는 보고 타이밍을 잡아야 한다. 오전에 출근하자마자, 점심먹고 들어오자마자, 퇴근하려고 전산망에서 로그아웃하자마자 보고하는 것은 상사를 분노케 한다. 놀라운 사실은 불편한 시간에 보고하는 사람은 매일 그렇게 한다는 것이다. 상사도 숨 쉴 틈이 필요하다. 생각할 여유를 주어야 생각에 여유가 생긴다. 그래야 그 사람의 실수를 실수로 볼 수 있는 여유도 생긴다.

시간을 못 지키는 경우에는 반드시 중간보고를 해야 한다. 완벽을 기하다가 상사가 검토할 시간을 못주는 경우 상사는 매우 불쾌해진다. 상사를 배려하지 못한 행동이기 때문이다. 일단 현재까지의 상황을 정리하고 중간보고를 통해 상사와 교감을 하는 것이다. 또한 거절에도 절차와 방법이 있다. 상대방을 배려하는 의미에서 즉각적인 거절이 아니라 잠시 쉬어갈 필요가 있다. 거절을 위해서는 대안을 마련하는 섬세함도 필요하다. 생각보다 작은 것에서 일의 잘하고 못함이 결정되게 된다는 사실을 기억하자

제 5장 종류별 보고서 쓰기

<내부 보고서> 주로 상관 보고용이며, 비공개 자료

① 정책검토 : 검토보고서(정책기획/형성, 갈등 조정) 등

② 계획수립 : 행사준비 총괄계획, 제도도입 세부추진계획 등

③ 상황보고 : 중대재해동향, 회의결과 보고 등

④ 개요정리 : 질의답변 참고자료, 회의안건 붙임자료, 업무 설명자료 등

⑤ 회의참고 : 모두말씀 요지, 회의안건 검토의견, 진행 시나리오 등

<외부보고서> 보고대상이 다양하며, 공개자료

⑥ 보고자료 : 대상관 => 업무보고(업무추진형황, 내년 업무계획) 등

⑦ 협의자료 : 대기관 => 예산 설명자료, 외부회의 안건 등

⑧ 설명자료 : 대국민 => 언론 보도자료, 기자간담회 자료 등

⑨ 말씀자료 : 대참석자 => 축사, 격려사, 기념사 등

활용가능한 다양한 사례가 책에 제시되어 있었다. 저자는 고용노동부 공무원으로서 자신의 경험과 노하우를 공무원들에게 알려주었다고 하는데, 행내에도 이런 노하우를 공유할 수 있는 기회가 필요하지 않을까 생각 되었다. 자신의 지식을 확장하고, 나누는 것을 즐기고 행복하게 느끼는 사람들이 많아졌으면 하는 바램이다. 최근 페북에 인사이터라고 경영 지식지를 나누는 자발적 활동을 발견했는데, 2018년에 행내에서 이런 활동을 해보아야겠다고 계획을 세워본다.