“한 사람의 성공은15%의 기술 지식과 
85%의 언어 표현 능력에 달려 있다”
-데일 카네기 -

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

"보고가 그렇게 중요한가?"

대학생활 막바지에 모 기업에서 첫 인턴을 할 당시, 입 밖으로 나오지는 못하면서 몇 번씩 삼키던 질문이었다.
자신있던 업무였기에 큰 걱정없이 시작하였던 첫 사회생활은 지금도 고개를 절레절레할 정도로 힘들었던 기억만 남아있다. 당시에 나를 가장 힘들게 했던 것이 바로 일일/주간 보고였는데 무슨 보고를 하는데 이렇게 지켜야 할 것이 많고, 글자 하나하나 검토는 왜 받아야 하며, 성과를 내기 위한 일이 아니라 보고를 하기 위해 일을 하는것인가 등.... 참 많은 생각을 하였던 하루하루였다.
일을 잘하는 것의 기준을 기획력이나 업무 성과 등이라고 생각했던 나에게 보고가 뭐가 중요한데라는 생각을 던졌던 당시의 경험. 하지만 그 당시 왜 그렇게 혼이 났는지 이해도 될 뿐더러 회사생활에서 보고는 어쩌면 가장 중요한 부분이 맞지 않을까 생각을 하고 있다.


이 책에 나오는 그림이지만 실제로 많은 사람들이 일을 하면서 억울하다고 생각하는 부분 중 하나가 머리 속 생각은 비슷한데 단지'보고'를 잘한다는 이유로 더 나은 평가를 받는 김대리 같은 사람을 보고 있을 때가 아닐까? 아직도 표현력이나 정보전달력이 부족하고 그로 인해 꽤나 현타를 많이 맞은 나에게 올해 가장 중점적으로 보완해야 할 부분이라는 생각을 가지고 있다. 어떤 자료를 보면 개인이 성장을 하는 데 있어서 약점을 보완하는 것보다는 강점을 강화하는 것이 더 중요하다는 얘기도 있는데 말과 글을 정리하고 전달하는 능력에 대해서는 선택이 아닌 필수적으로 강점 변화를 할 필요가 있다고 생각한다.
 
그래서 이번 북리뷰는 책을 읽으면서 느낀 소감보다는 중요하다고 생각한 포인트를 요점 정리하는 기준으로 작성해보았다.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

| 이 책이 필요한 사람

• 한 장 보고서를 처음 시작하는 사람
• 자기 전문 분야 연구하느라 '전달의 기술'까지 신경쓰지 못했던 사람
• '이렇게 통일하자'를 외칠 수 있는 사람(의사결정자,리더)

| 보고의 중요성

1. 언어
   보고는 회사의 언어다.
   아무리 똑똑한 사람도 자기 생각을 회사의 언어로 서류화하지 못하고 효율적인 전달 능력이 없다면, 업무 능력이 평가절하되는 게 당연하다.
2. 기반
   보고력은 다른 업무의 기반이 된다.
   보고력이 있다는 것은 생각과 정보를 공유할 수 있는 능력이 있다는 것이기에 전반적인 업무에 기반이 된다.
3. 평가
   보고력은 인간성 평가로도 이어진다.
   보고가 명확하지 않으면, 사실 말하는 스타일이 좀 다를 뿐인데 '별로인 사람', ‘안 통하는 사람’, ‘답답한 사람’이 되는 경우가 있다. 사람에 대한 인상을 결정하는 데 단초가 되는 게 보고력이라면 훈련할 가치는 충분하다

| 한 장 보고서를 쓸 때 필요한 역량 3가지

1. 핵심 
   : 핵심만 요약할 수 있는 핵심파악 방법
   한 장 보고서 시대에는 짧게 핵심만 생각할 줄 아는 능력이 더욱 중요하다
2. 구조
   : 복잡한 생각을 잘 보이게 구조화하는 방법
   긴 글보다 구조화된 글이 쉽게 보이고 말의 구조가 보여야 사람들이 쉽게 주목한다
3. 문장 
   : 짧고 명확한 문장으로 쓰는 방법
   소설은 작가의 상상을 기반으로 하지만, 보고서는 철저히 팩트 기반이다. 그래서 보고는 10장에 기록할 것도 한 장으로 정리해야 하는 일당백 역할의 담백한 보고용 문장력이 필요하다

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

1. 핵심

| 보고의 유형 3가지
목적이 명확해야 써야 할 말이 분명해져 글이 산으로 가는 걸 방지한다. 그러니 보고를 하기 전, ‘결국 해야 할 말이 뭔가?’라고 목적을 상기한 후 그 말의 목적과 무관한 말들을 잘라내자

1. 상황보고 : OO래
   : 상대방 질문에 대한 '답'한 문장
   Ex) [엑사의 정석] 200쇄 출고완료(2020.07.31)
   포인트 : 어떤 상황인지 상사의 이해를 돕는 명확한 정보 전달
2. 요청보고 : OO해줘
   : ‘요청’한 문장
   Ex) 1주 내 [엑사의 정석] 100권 추가 구매 요청
   포인트 : 상대방이 읽고 바로 실행하도록 명확한 액션 플랜 전달
3. 제안보고 : OO하자
   : 너의 ‘문제’를 위한 나의 ‘제안’한 문장
   Ex) 사업자 역량 강화를 위한 ‘1인 1제안서 쓰기’ 과정 제안
   포인트 : 상대방 납득을 위한 문제 공감, 실행을 위한 명확한 액션 플랜
   

| 핵심 요약 기술 : 3가지 핵심 파악 질문법
내 입장에서 핵심은 내가 말하고 싶은 것의 중심 부분이지만, 상대방은 그저 자신의 질문에 대한 답을 빨리 그리고 짧게 듣길 바란다. 즉 상대방 입장에서 핵심은 자신이 궁금한 것에 대한 답이다.

1. 결론 정리 질문 : What First
   : "그래서 결국 말하고자 하는게 뭐야?" "됐고, 결론이 뭐야?"
   
   [결론] >> [근거/사례] >> [진행/요청/대책]  
   So what?  >> Why so?  >>  How?
   
2. 요점 정리 질문 : 2What
   : "그게 무슨 말이야?" "그래서 어쩌라고?"
   
   [결론/현상] >> [요청/제안/적용점]
   What?  >> So What?
   
3. 제안 정리 질문 : 3W
   : "그게 왜?" "그래서 뭐 어떻게 하자고?""
   
   [문제/현상] >> [원인/핵심] >> [제안]
   Why? >> Why So? >> What?
   
   본질적 문제와 원인을 제대로 파악해서 제안할 수 있도록 지속적인 훈련 필요

2. 구조

| 보고의 구조
상대방이 궁금한 것을 상대방이 알고 싶은 순서대로 쓰는 것. 결국 보고는 내가 똑똑하게 보이는 것보다 상대가 알아듣게 하는게 중요하다
보고서 구조를 짤 때 '안물안궁'을 기억하려고 노력하자! 아무리 열심히 써도 '안물안궁'이면 무의미하다.

그래서 이 때 질문하는 상대방의 의도를 잘 파악해야 한다
Ex1) 엑사 교육 강의를 할지 말지 알아보고 보고해주세요
[요청] > [근거] > [사례] > [진행계획]
Ex2) 엑사 교육 같은 거 좀 알아보고 보고해주세요
[개요] > [근거] > [업체비교] > [진행계획]
Ex3) 엑사 교육 어떻게 할 지 알아보고 보고해주세요
[교육개요] > [커리큘럼] > [강사장점] > [예산]

이 때, 보고하는 상대방의 우선순위에 따라 크게 다음 2가지 구조로 나뉜다
- 문제와 원인부터 차근히 듣길 원하는 경우 ( 상황 -> 제안)
- 본로부터 빨리 이야기하길 바라는 경우 (결론 -> 근거 -> 진행방향)

| 보고서 8가지 유형
위에서 정리한 내용들을 토대로 실제 보고서 버전으로 정리하면 아래 사진과 같은 표가 나온다.


위 사진을 보고 염두해야 할 것은, 목차는 이래야만 한다!에 치우치기보다 상대방의 질문에 맞췄는가가 본질이라는 것이다.
결국 보고 구조의 핵심은 "일 진행에 가장 필요한 정보를 이해하기 쉬운 순서로 정리했는가?"이다.
그리고 그 목적에 따라 8가지 보고서로 분류할 수 있다.
(이 부분이 이 책의 핵심이며 책에 굉장히 자세히 나와 있다)

1. 검토 결과 보고서
   [결론] > [근거] > [사례] >[진행사례]
   결론에 신뢰를 줄 정확한 숫자가 나온 근거와 사례가 중요하다.
2. 상황 보고서
   [상황/문제] > [원인] > [대처방안] > [세부사항] >[요청] 
   신속성 Vs 정확성 둘 중 어떤 것이 우선인 지 파악하는 것이 중요하다.
   
3. 업무 개선 보고서
   [목적] > [현황/개선방안] > [진행방향] > [기대효과] >[요청] 
   제안하는 개선을 했을 때 대비 뭐가 좋은지 비포 앤 애프터가 확실할수록 설득력을 높일 수 있다.
   
4. 제안 보고서
   [문제인식] > [원인] > [제안] > [사례조사] > [진행계획] > [기대효과>
   제안을 꼭 받아들여야 한다는 상대방 입장에서의 '문제 인식'을 고민하는 것이 중요하다
5. 계획 보고서(실행/행사 보고 등)
   [추진목적 및 방향] > [개요] > [진행방향 및 계획] > [협의|요청]
   왜 해야 하고 무엇을 할 진 합의된 상태에서 어떻게 할 지 세부계획을 공유할 때 쓰는 문서다.
6. 출장 보고서
   [출장 목표] > [성과] > [협의 내용 및 후속 조치]
   출장을 가야 만 했던 이유와 얻어 온 (혹은 못 얻어 온 ) 것들에 대한 파악이 중요하다.
7. 회의 보고서
   [회의 목적 및 개요] > [보고사항] > [진행방향 및 계획] > [협의|요청] > [요청]
   회의에 참가하지 않은  사람이 보더라도 '이런 결정이 있었다는 것'을 알 수 있게 최대한 팩트 위주로 작성한다.
8. 결과 보고서
   [결과] > [원인] > [후속조치] > [요청]
   결과가 좋았다면 문제 없지만, 결과가 안 좋았다면 왜 좋지 않았는지, 앞으로 어떻게 해야 할지를 알려야 한다.
   
   

3. 문장
보고서 문장은 '전달 효율'을 우선시하는 '실용적 글쓰기' 이기에 특유의 간결한 문장력이 요구 된다

운을 망치고 싶지 않다면 말을 다듬어라
- 셰익스피어 -

1. 개조식
   글을 쓸 때, 앞에 번호를 붙여가며 짧게 끊어서 중요한 요점이나 단어를 나열하는 방식
   Ex) 엑사에 가기 전 해야 할 4가지
   1. 북리뷰쓰기
   2. 개인과제하기
   3. 팀플과제하기
   4. 단톡방 투표하기
2. 범주화
   동일한 성질을 가진 부류나 범위로 묶어주는 것 (공간,시간, 우선순위)
   Ex) 엑사에 가기 전 해야 할일
   1. 개인
   1) 북리뷰
   2) 과제
   2, 팀
   1) 팀플
   2) 단톡방 투표
3. 쪼개기
   두루뭉술한 것을 쪼개주자
   Ex) 성장하기
   1. 질적 성장 /  양적 성장
   2. 단기적 성장 / 장기적 성장
4. 제목
   제목에 '무엇을 위해' 라는 명분을 넣어주면 좋다. SMART기법 [구체적/측정가능/달성가능/결과창출/기간명시]
   Ex) 지각률 50% 줄이기 위한 기상 후 'To do list 8'
   
5. 명사형 정리
   1. ~함, ~임 ~됨 빼고
   2. 조사 빼고
   3. 명사형 마무리
   Ex) 엑사에 가기 전 해야 할 4가지(O) / 엑사에 가기 위해서 그 전에 해야 하는 4가지(X)
6. 객관적 근거
   보고는 소설이 아니므로 제3자의 입장에서 객관적 표현 기반으로 작성하자
   1. 구체적 데이터 제시
   2. 비교 기준 제시
   3. 판단 기준 제시 Ex) 설문조사, 케이스스터디, 증언, 제도, 권위 있는 출처 등
7. 숫자와 그래프
   회사는 숫자로 움직인다. 숫자 + 비교 + 돈
   제안이 수익창출(매출) / 비용절감(원가) / 기회비용최소화 중 어떤 효과를 주는지 생각해보고 정리하기
   그래프 : 항목 비교 / 시간 비교 / 구성 비교 >>  숫자를 통해 메시지 전달하기
8. 구어체 Vs 문어체
   문어체가 좋으나, 영어,영상에 익숙한 세대는 기존 한자 가득 보고서에 반감이 있을 수 있으므로
   그 기업의 스타일대로 확인하자
9. 축약어
   보는 사람이 누구인지, 상황이 어떤지에 따라 눈치껏 사용해라
   Ex) 개발용어,광고용어 등 업계 용어
10. 2가지 보고센스
    1, 중간보고  > 중간보고를 통해 방향성 확인은 필수
    2. 이메일 보내기 > 이메일로 증거를 남기기

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

보고서 작성시 가장 중요한 것!

보고서는 기본 골격은 존재하더라도 정답이 없는 영역이라 하나로 심플하게 정리하기가 힘들다
따라서, 보고서에 대한 최종적인 결재를 하는 결재권자에게 맞추어서
그 사람이 원하는 방식을 잘 파악하여서 그 형태의 보고서를 만들자. 핵심

1