공대생으로서 문과생들 사이에서 살아남기가 쉽지가 않다. 뜬금없이 이 말이 무슨 말인가 싶겠지만, 육군이 해군들의 활동무대인 바다에서 싸운다고 생각하면 될 것이다. 책에 집착하기 시작한 것도 그때부터인 듯하다. 나의 주요 활동무대(편미분방정식, 유체역학, 구조동역학 등)가 아닌 그들의 무대(인문학, 철학, 발표력 등)에서 살아가야 할 운명이라고 느낀 바로 그 시점이다. 이 책은 제목부터 날 유혹했다. “좋은 문서 디자인의 기본원리라니” 이대로 있을 수가 없어서 당장 이 책을 요약했다. 서두가 넘 길다니 역시 공대생 답다. 그럼 여러분들과 함께 문서 디자인의 놀라운 세계로 함께 여행을 떠나볼까!!

이 책의 목차를 보면 굉장히 좋은 문서디자인 TIP들이 소개 되어 있다. 이 중에 눈이 휘둥그레질만한 몇 가지 TiP들을 골라 소개하고자 한다.

요즘 전자제품을 보면 기능만으로는 소비자의 선택을 받을 수 없다는 사실을 알 수 있다. 기능만큼 외형도 중요하다는 뜻이다. 문서도 마찬가지로 외형 즉, 디자인이 매우 중요하다. 훌륭한 문서기획이란 무엇일까? 결국 결재권자의 결재를 쉽게 받아낼 수 있는 보고서가 아닐까? 결재권자가 쉽게 이해되도록 디자인 하는 것이 필요하다는 뜻이다.

1. 요소를 무리 짓는다. 무리에 위계를 부여하고 그 차이를 드러낸다.

무리짓기는 핵심을 빠르게 이해할 수 있도록 도와준다. 세상에는 기본 원리라는 것이 있다. 문서에 위계를 주면 우리는 이것이 제목인지 본문인지 어렵지 않게 알 수 있다. 일반 문서에는 제목▷발췌문▷본문▷표▷이미지설명▷각주 순으로 위계를 정리하면 무리가 없다. 다음의 예를 비교해 보자.

문서의 전체 제목, 여러 절을 이끄는 장 제목, 본문을 보조하는 부가설명 등 문서 내 각 요소의 위계는 내용을 찬찬히 읽지 않은 상태에서도 직관적으로 알 수 있어야 한다. 위계를 표현하려면 우열을 가릴 수 있도록 크기, 굵기, 색조의 차이를 부여해야 한다. 차이가 드러내는 위계는 크기가 큰 것이 작은 것보다, 굵은 것이 가는 것보다 우위에 있는 것이 상식과 맞아 떨어져야 한다.

2. 부분적인 강조는 주어진 위계를 깨지 않는 선에서 한다

미역국을 끓였다. 맛을 더하기 위해 굴을 듬뿍 넣었다. 그런데 막상 국을 먹은 사람 왈 “굴국 잘 먹었어”라고 말한다면... 무엇이 문제일까? 주재료인 미역보다 부재료인 굴이 더 많이 보였기 때문이다. 예를 들어 제목과 강조의 표현방식이 동일하면 위계가 혼란스럽다. 이를 개선한 문서에서는 제목은 굵게, 강조는 실선을 사용하여 위계의 표현방식과 차이를 분명히 주어 이해도를 높였다.

문서에서 무언가를 강조할 때는 과도하게 힘이 들어가지 않도록 주의해야 한다. 강조했다는 사실을 명확히 보이되 다른 개체와 균형을 맞춰야 한다는 뜻이다. 한 화면에 강조가 너무 많으면 글 읽는 흐름이 계속 끊겨 집중력이 떨어질뿐더러 잦은 변화 때문에 눈이 쉽게 피로해진다. 하이파이브 회원들은 특히 이 사실을 숙지해야만 한다. 몇몇 북소믈리에들의 요약에는 강조가 너무 많다.

3. 비어 있는 공간을 주시한다

문서에서 비어 있는 공간, 여백은 글자나 이미지처럼 전면에 드러나지는 않는다. 하지만, 여백은 문서의 의도를 효과적으로 전달하고 전체 분위기를 결정하는 데 매우 중요한 요소이다. 공간이 잘 계획되어 문서에 대한 집중도를 높이고 중심생각이 잘 전달되도록 돕고 있다면 그 여백의 가치는 인쇄면에 견줄 만하다. 문서의 빈공간이 허전해 보이는 이유는, 비어 있어서가 아니라 정리되지 않아서는 경우가 많다.

네 개의 문서 중 가장 보기 좋은 문서는 네 번째이다. 첫 번째 문서는 문서 크기에 비해 개체 낱낱의 크기가 너무 작은데다가 판면이 위쪽에 치우쳐 아래쪽 공간이 지나치게 비어 있다. 두 번째 문서는 세로 방향의 여백 높이가 모두 비슷해 판면이 여러 덩어리로 쪼개져 보이고 무리 간 위계도 구분하기 어렵다. 세 번째 문서는 구조는 명확히 보이지만 애매하게 오른쪽으로 치우쳐서 좌우 여백이 어색하다. 네 번째 문서는 구조가 명확히 보일뿐 아니라 상하좌우 가장자리 여백이 고르게 조정되어 균형 잡혀 보인다.

여백을 정리하지 않는 한, 개체 간의 관계는 정돈되지 않는다. 화면에서 읽히는 것은 글과 이미지 같은 개체이지만 그것이 읽힐 수 있는 이유는 여백이 있기 때문이다.

4. 보이지 않는 수평선과 수직선을 적극 활용한다

위는 우리가 주로 쓰는 표의 모습이다. 수직선과 수평선으로 정보를 명확히 구분하긴 했지만, 선의 개수가 많다보니 복잡해 보인다. 아래쪽 표는 정보를 글 시작점에 맞춰 정렬하여 보이지 않는 수직선으로 정리하여 선을 열 개나 줄였다. 덕분에 화면이 훨씬 간결하다. 정보를 구분하던 수직선이 사라져도 수직선의 기능을 하는 선이 여전히 남아 있기 때문이다. 눈에 보이던 실선이 각 칸의 정보를 왼쪽 끝으로 정렬하여 만든 ‘보이지 않는 수직선’으로 바뀌었을 뿐이다. 개체를 한 끝에 정렬하기만 해도 간단히 만들 수 있다. 보이지 않는 선을 이용하면 개체가 많아서 복잡한 화면도 명쾌하게 정리할 수 있고, 상대가 시선을 어떤 방향으로 움직여야 할지 가이드라인을 제시할 수도 있다.

5. 자간 < 어간 < 행간 < 단락사이가 명확히 드러나야 한다

사람들은 자신이 관심 있는 정보, 자신에게 꼭 필요한 정보만을 선별하기에도 시간이 부족하다. 이런 상황에서 상대방이 자신의 문서를 읽기 원한다면, 여러분은 그가 최소한의 시간과 노력을 들여 목표를 달성할 수 있도록 문서를 디자인해야 한다.

글이 가로로 잘 읽히려면 가로 방향에 있는 글자 간의 거리가 세로 방향에 있는 글자 간의 거리보다 가까워야 한다. 머릿속에 존재하는 읽기 원칙을 시각적 규칙으로 문서에 구현해놓으면 상대방은 일일이 원칙을 적용하는 번거로운 과정 없이 글을 읽을 수 있다. 글자와 글자 간 여백은 자간(글자사이), 낱말과 낱말 간 여백은 어간(낱말사이, 띄어쓰기 공간), 글줄과 글줄 간 여백은 행간(글줄사이), 단락과 단락 간 여백은 단락사이라고 한다. 가로 글줄이 명확하게 보이려면 ‘행간과 단락사이’가 ‘자간과 어간’보다 넓어야 함을 기억하자. 또한 단락의 첫줄은 최소 한글자 반을 들여쓰기 해야 시각적으로 구분될 수 있다는 것도 숙지해야만 한다.

경험적으로만 배우고, 알았던 것을 디자인 관점에서 정리할 수 있어서 매우 매력적인 책이었다. ‘보기 좋은 떡이 먹기도 좋다’는 옛 우리말처럼 ‘디자인적으로 잘 구성된 보고서는 이해도 쉽게 된다’는 것을 명심하자. 이상 끝!!!